Le poste d'assistant(e) de direction, au sein du secrétariat de direction (actuellement 3 postes), est placé sous la responsabilité du directeur.

L'assistant(e) de direction tient un poste très polyvalent en raison de son action potentielle sur toutes les activités liées au dirigeant de l'entreprise, comme de la direction. Elle ou il gère aussi bien les emplois du temps, les éventuels déplacements, que les courriers. En cela, elle ou il réalise également des tâches administratives et est un référent pour les interlocuteurs qui souhaitent contacter la direction.

L'essor des nouvelles technologies a rendu les dirigeants de plus en plus autonomes, ce qui a impacté le rôle des assistants/assistantes de direction. La nature de leurs tâches a évolué : ils/elles sont ainsi amené(e)s à gérer de manière autonome des activités supplémentaires, à valeur ajoutée (actes de gestion, saisies pour les ressources humaines,…). L'assistant/assistante de direction ne se charge plus seulement de la gestion administrative : il/elle peut contribuer à apporter des solutions, participer à des projets, assurer un investissement plus important dans le suivi des dossiers. Par ailleurs, ce métier continue d'évoluer à travers l'acquisition nécessaire de nouvelles compétences comme la maîtrise des nouveaux moyens de communication et notamment celle des réseaux sociaux.

Dans ce cadre, vous :

• Assister administrativement le Directeur,
• Assurez la circulation de l'information transitant par le service
• Gérez le secrétariat en collectif au sein de l'équipe du secrétariat de Direction
• Assurez l'accueil physique et téléphonique des clients direction
• Gérez l'organisation matérielle du secrétariat pour le siège (suivi des stocks de fournitures, organisation matérielle des réunions…)
• Selon l'organisation en vigueur, vous pouvez contribuer à préparer des instances internes (Conseil, commission, CSE…) et, selon les modalités en vigueur, vous en réalisez les procès-verbaux De manière plus occasionnelle, les procès-verbaux des autres instances de gouvernance de l'organisme ( CODIR, COPIL, projet, réunions …)
• Selon l'organisation en vigueur, vous pourriez assurer, en lien étroit avec le service Ressources Humaines, l'établissement des ordres du jour des Instances Représentatives du Personnel (IRP), l'envoi des convocations afférentes et l'établissement des listes de présence
• Gérez les archives matérielles et immatérielles du secrétariat de direction
• Le/la candidat(e) retenu(e) devra se conformer aux exigences de la Politique de Sécurité du Système d'Information de l'Organisme.

Vous êtes diplômé(e) de formation bac +2 (BTS assistant de direction ou gestion PME-PMI) et/ou vous possédez une expérience avérée d'a minima 12 mois.

En tant qu'Assistant(e) de Direction vous avez l'envie d'apporter différents potentiels et de développer des compétences métiers diversifiées. Vous maîtrisez les supports de communication professionnelle : téléphone, informatique et faîtes preuve de la plus grande organisation. Vous appréciez de pouvoir développer vos connaissances dans un cadre de travail collectif qui vous amène à travailler en transversalité.

Les principales compétences attendues :

• Maîtrise de l'outil informatique, notamment les logiciels de bureautique (ex. : Word ; excel ; powerpoint ; …)
• Bonne expression écrite (capacité rédactionnelle) et orale
• Sens de l'organisation et rigueur
• Autonomie tout en sachant rendre compte de son travail
• Confidentialité, discrétion, tact, diplomatie
• Sens de la communication
• Esprit de synthèse et d'analyse
• Disponibilité et réactivité

Pour ce poste nous recherchons avant tout une personnalité ayant le sens du service, une grande rigueur et une forte capacité d'adaptation dans un contexte exigeant.

Par ailleurs, le poste nécessitant des échanges quotidiens avec des interlocuteurs internes et externes, des aptitudes relationnelles et rédactionnelles sont indispensables.